学会のハイブリッド開催とは？メリット、収支への影響など徹底解説
目次
学会のハイブリッド開催とは？
コロナ前には一般的であった学会の従来の開催方法である現地開催とコロナ禍で生まれたオンライン開催を組み合わせたのがハイブリッド開催です。
かねてからオンライン開催での課題は参加者同士の交流でした。ポスターセッションや、発表後の会話、懇親会など現地開催では可能であった交流がオンライン化することにより減少していました。
一方オンライン開催では感染症リスクの低減や、移動時間・コストの削減、動画配信により自由な視聴スタイルなどのメリットも多くありました。
イベントの規制が緩和された今、ハイブリッド開催はそういったオンライン開催と現地開催の良いところを組み合わせた、参加者ニーズに応えた開催形式と言えます。
ハイブリッド開催のメリット
ハイブリッド開催の主なメリットには以下のような点が挙げられます。
参加者が増えイベントが活性化
現地開催のみではなく、オンラインでも学会の内容を配信することにより、本来現地開催のみでは参加することが難しかった方に参加していただける可能性が高まります。
例えば子育て世代の研究者の方もオンラインでの配信がある場合は参加しやすくなりますね。
参加者が増えるとイベント自体の活発化、主催者（学会の裏方）にとっては参加費収入が増えることから参加者へ還元できることも増え良いことずくめです。
同時間のセッションも後日視聴可能
動画配信（オンデマンド配信）を行う場合、もう一つ大きなメリットはセッションを後日何度でも視聴できる点です。
例えば自分の発表と見たいセッションの時間が被った場合。動画配信があれば後日視聴することができるので参加者満足度を上げることが期待できます。
また発表内容が現地・リアルタイムではよく理解できなかった場合でも後日動画の配信があれば何度でも繰り返し視聴し理解を深めることができます。
ライブかオンデマンドか両方かハイブリッド開催のあり方
具体的にはハイブリッド開催とはどのような開催方法を指すのでしょうか。現地開催はもちろんですが、オンラインでの配信方法で主なものは下記の2つです。
- ライブ配信（リアルタイム配信）
- 動画配信（収録した映像をオンデマンド配信）
どちらか一方、もしくは両方を活用するパターンもあります。
ライブ配信（リアルタイム配信）
まず検討すべきなのは当日の様子をZoomやVimeoなどの配信プラットフォームを用いてリアルタイムでオンライン配信するかどうかです。
ライブ配信は配信会場および参加者のインターネット回線に左右されやすいので注意が必要です。
別の記事で会場で確認すべき点などをまとめています。
> 学会のオンライン・ハイブリッド開催に対応する会場要件とは？
ライブ配信を行うことにより、当日の会場の雰囲気が感じられることやリアルタイムでの質疑応答が可能になり、オンラインでの参加の方も現地の雰囲気が味わえるという点で満足度向上につながります。
動画配信（収録した映像をオンデマンド配信）
二つ目に収録した動画を配信するかどうか検討しましょう。
ライブ配信のみではトラブルが発生した場合に対応しきれない場合もあります。オンデマンド配信をセーフティーネットとして準備すれば見たかった発表が一切視聴できないというようなことは無くなりますね。
配信する動画を作成する方法には下記のような方法があります。
- 当日の会場を撮影
- 発表者自身でパワーポイントを動画化、Zoomで収録
- 別会場で撮影
以下の記事でそれぞれの方法のメリットデメリット、注意点などを解説しています。
経費が増えるのみではない？イベントの収支に与える影響
ハイブリッド形式で学会を開催するとイベントの収支にどのような影響があるでしょうか。結論、一概に経費が増えるのみではなく収支改善につながることもあります。
支出（経費）の増減
配信の機材や撮影人件費で必要な経費の項目は増えてしまいます。
主催者自身で撮影配信すると増える経費は最小限で抑えられますが、専門の撮影チームに依頼すると内容にはよりますが、一会場あたり数十万円/日の経費が増えることになります。
一方オンライン開催することにより、支出の大きな部分を占めることの多い会場費などの経費を減らせる可能性もあります。
参加登録時に現地参加の意向をあらかじめ確認しておくと必要な会場数、席数が事前に確認できます。
オンラインでの参加希望も多いことから、従来の現地開催と比べて会場規模は思ったよりも小さくても十分である可能性があります。
早めにアンケートを実施するなど方向性を決定するまでに情報収集されることをおすすめします。
収入の増減
ハイブリッド開催することにより参加費収入が増えることが期待できます。
一方現地参加人数が減ることによりスポンサー（協賛企業）が減ることもあります。
ライブ、オンデマンド配信を行うからこそ効果的な、バナー広告やPR動画配信など新たな協賛枠を増やすのも一つの方法です。
収支の増減まとめ
一概に経費が増えるのみではなく、経費を減らし、収入増につながる方法もあることがお分かりいただけたかと思います。
特にハイブリッド開催を採用することにより経験上、従来の現地開催のみの場合より参加者数が増えることも多いので積極的に検討されてはいかがでしょうか。
ハイブリッド開催を行うためのシステムの定番は？
ではできる限り経費を抑えながら、ハイブリッド開催を行うにはどうすればよいでしょうか？
おすすめは「Convention Connect（コンベンションコネクト）」です。
学会のオンライン開催、ハイブリッド開催専用のシステムなのであらかじめ、ライブ配信、動画配信機能を備えています。
さらにHP作成機能や事前参加登録（Webクレジット決済・銀行振込）機能を利用してハイブリッド開催を一つのプラットフォームで完結できます。
その他にも学会運営の経験から抄録作成や撮影機材・スタッフ手配なども承っております。
お気軽にお問合せください。
> Convention Connect（コンベンションコネクト） | 学会・研究会・講演会のオンライン・ハイブリッド開催システム
Convention Connect
(コンベンションコネクト)
Convention Connect会議ディレクターです。数多くの学会運営準備、オンライン配信支援、ホームページ作成など実務の経験から学会開催に関するお役立ち情報を発信しています。
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