学会・研究会の座長の依頼の流れをご紹介します。

座長そのものについての解説や座長を依頼された方に向けた記事はこちらをよろしければ確認してみてください。

演題募集・プログラム企画

1年以上前 ~ 3ヶ月前まで

まずは座長依頼する前には演題募集やプログラムを企画する必要があります。

公募演題以外の企画プログラムは可能であれば前回大会終了後すぐに動き出すべきです。

もしくは前回大会前には案があると前回大会当日に関係者へお声がけが可能になるのでおすすめです。

また座長を依頼する可能性の高い方へは挨拶をしておくと正式に依頼する際にスムーズになります。

人気の講演者、業界のオーソリティーはスケジュール確保が難しいので早めの依頼をお願いします。企画プログラムの依頼は内容が決まり、内諾が取れた時点で依頼を開始してください。

学会の準備スケジュールはこちらの記事にまとめています。

公募演題は募集時期が締め切りが早すぎたり、近い分野の学会と投稿時期が被ると投稿数が少なくなることもあるので注意が必要です。

査読・プログラム編成

演題登録締め切り後 1~2週間

演題募集の締め切り後、査読をどの程度行うかは学会次第ですが、プログラムを編成する前には少なくとも全ての演題に目を通す必要があります。

その後一般演題は扱っている内容が近しい分野別にそれぞれのプログラムへ割り振ります。

この部分は運営者は忙しくなるのでできる限り予定を空けておいてください。

採択通知・座長依頼

【採択通知】プログラム編成後できる限り早く

採択通知はプログラム編成後できる限り早く行ってください。

基本的には演題投稿要項に「発表日時、プログラムは一任ください」としておいて、運営者側で決定しますが、発表者への通知は早いに越したことはありません。

通知の際に必要な内容は以下のような内容です。

• プログラム名（例: 「一般演題1」）
• プログラムテーマ（例: 「AI活用」）
• 演題番号（例: O-1-1、投稿時の登録番号とは別に割り振る）
• 日時（9月1日13:00 - 14:30）
• 会場名（例: 第1会場 2F メインホール）

メールを一斉配信するのとホームページ上にも採択演題一覧を掲載します。

メールの一斉配信は一定数迷惑メールフォルダーに入る可能性があります。また入力されたメール自体が間違っていることも。

このようなトラブルをできる限り回避できるおすすめのシステムをこの記事の最後に載せていますので最後まで見てください。

【座長依頼】プログラム編成後できる限り早く〜返信期限2週間など

前述の通り、座長を務める方は多忙であることも多いのでプログラムが決定した後できる限り早く座長の依頼も行います。

プログラム内容によりますが不測の事態を避けるため一つのプログラムにあたり2名依頼することが多いです。

正式な依頼はメールや書面で行います。メール例文を後述しますのでそちらをご確認ください。

口頭で内諾をとっていない場合、座長を受けてもらえるかは分かりません。

回答期限は２週間とするなど一定の期限を設けてください。

ただしこの期間が長すぎるとぎりぎりでお断りがあった際の別の方への依頼が難しくなるので期間を長く取りすぎないようにしてください。

一方、短すぎると依頼を受ける側の調整する都合もあるので回答期間を数日など短くしすぎない配慮が必要です。

プログラム公開・抄録印刷

抄録の発送は会期1ヶ月前が理想

全ての座長が決定次第、ホームページのプログラムを更新したり、抄録集・プログラム集等の校正を進める必要があります。

抄録集・プログラム集の発送はできれば事前配送で会期1ヶ月には参加者へ届けておくが理想です。

【当日】座長受付・挨拶

学会によっては参加者の受付とは別途「座長受付」を設けることがあります。

座長受付を設けることによりセッション開始時に座長がいないということを避けることができます。また参加証や記念品の受け渡し、ポスター発表の座長の場合は備品（ストップウォッチや指示棒）の受け渡しをすることもできます。

また学会運営者側としては座長をお願いした立場なので会期中会場内で顔を合わせた際はぜひお礼の気持ちをお伝えください。

【事後】お礼メール・お礼状

事後には必ず何かしらのお礼をお伝えするようにしましょう。

堅くフォーマルにお礼を行いたい場合は書面のお礼状を送りますが昨今ではメールでのお礼も一般的なので問題はないはずです。

何よりお礼状の郵送費も参加費から捻出されるので、切手にお金をかけるより参加者へ直接的に還元する方が良いですよね。

お礼メールの例文は後述しますが、座長の人数が多くない場合など可能な場合には当日の個人的なエピソードなども含めると個人個人にお送りしているメールであることが伝わりやすくなります。

座長は専門分野に精通している会員から選ぶ

座長は適した方として一般的には、そのプログラムのテーマに関して専門的な知識を持っている方でありかつプログラムを建設的な議論に導くなどコントロールできる必要があります。

その性質から基本的には会員資格を持っている方へ依頼するケースがほとんどのはずです。

また特に中堅ベテラン以上の方となると理事・幹事・評議員など学会でなんらかの役割を持たれている方に依頼することが多くなります。

同時刻で他の登壇予定が無い方

複数会場が同時進行で行われる学会の場合、あるプログラムの座長の候補者が同時刻の別のプログラムに登壇しているというようなことも起こり得ます。

依頼する前に他のプログラムと被っていないか確認するようにしましょう。

過去大会から

座長の候補者を考える際に大いに参考にすべきなのが過去大会で同種のプログラムの座長です。

特に同じようなテーマのプログラムの場合には、その方はそのテーマでの見識があり、少なくとも一回は座長を担当しているということです。

また座長を依頼される側としても過去に経験しているので座長を担当することへのハードルも低くなります。

発表者と被っても良いか？

座長の候補者はそのプログラムの扱うテーマに精通している必要があります。そこで問題になるのが座長の候補の方が既に発表者としてプログラムに組み込まれている場合です。

結論そのようなケースはよくあります。筆者も何件もそのような場面に出会しています。座長が発表した後にそのまま座長席に座り他の発表のファシリテーションを行います。

このようなケースでも座長を依頼する場合は候補者ご本人のご負担にならないか配慮が必要です。

座長を務めるには一定の労力が必要です。また座長側としては所属先で副業が禁止されていない場合は報酬や謝礼を受け取ることも可能ですが、どのように設定すべきでしょうか？

結論、一般的なルールはありませんが金銭的な報酬や謝礼は無い場合が多いです。

もちろん座長を依頼するのでお礼の気持ちを伝える必要はありますが金銭的な報酬やメリットは無い場合が多いです。

例外としては非会員から座長を選ぶ場合です。大会長や関係者との関係性によりますが、招待される立場になるので一定なんらかの謝礼が必要と考える場合が多いようです。

その他、直接的な謝金などではなく学会の参加費を無償にしたり、感謝の気持ちを込めて記念品を贈呈したりするケースもあります。

本来参加する予定でなかった方も座長をするために参加しなければいけないような場合もあるので、予算に余裕がある場合は参加費の無償化は一種の合理的な選択肢ではないでしょうか。

依頼メールの構成内容

座長の依頼メールは以下のような内容を含めるようにしてください。

1. 宛名（依頼先の方の所属や氏名）
2. 一般的な挨拶（例: 平素よりお世話になっております。）
3. 自己紹介（自身が何者であるかを名乗る）
4. 座長を依頼したい旨
5. 学会の開催概要（大会名・日時・会場）
6. プログラム情報（名称・テーマ・日時・会場）
7. 依頼する座長の内容（どこまでが依頼する内容か）
8. 参加費負担
9. 受諾可否の回答期限
10. 所属の訂正が無いか確認
11. 結びの言葉
12. 署名

詳細は後述します。

メール内容の注意点は？

座長を依頼する方は多忙であることもあるので一見してわかりやすい内容とすることが大事です。

特に年度が変わる前後では所属や肩書が変わることもあるのでできる範囲で最新の情報で依頼するようにしてください。

また学会の性質により異なりますが敬称にも注意が必要です。「先生」「様」など場合によりますが少なくともメール内では統一した敬称を使用するようにしてください。

またメールの送信者名を「学会名＋事務局」としておくとメールを開封する前に内容も推測できるので親切でしょう。

オンライン上での配信がある場合はその旨も記載することを忘れないようにしましょう。

最後の署名にはメールや電話番号を入れ連絡が取れるようにしておいてください。

以上の内容を反映した例文をご紹介します。

メール例文

件名: 【第100回イベント開催学会学術集会】座長のお願い

本文:

◯◯大学 ◯◯科

◯◯ ◯◯ 先生

平素よりお世話になっております。

第100回イベント開催学会学術集会事務局を担当しております、 ◯◯ ◯◯と申します。

この度、12月27日（金）~29日（日）に開催されます「第100回イベント開催学会学術集会」の下記のプログラムについて座長のお願いがありご連絡申し上げました。

誠に勝手ながら内容をご確認いただき、10月31日（木）までに受諾の可否をご連絡いただけますでしょうか。

【大会概要】

大会名: 第100回イベント学会学術集会

テーマ: イベントの過去・現在・未来

会場: 日本国際会議場（東京都千代田区）

会期: 12月27日（金）~29日（日）

大会HP: https://.....

【プログラム概要】

プログラム名: 一般演題1

日時: 12月27日（金）15:00~17:00

会場: 第1会場（日本国際会議場 2Fメインホール）

テーマ: AI活用

演題詳細: 添付の抄録をご参照ください

お願いする役割: 司会進行・発表時間管理・発表者/演題の紹介

※座長は2名でご担当いただきます

※当プログラムは当日ライブ配信、後日オンデマンド配信を予定しておりますので配信へのご同意をお願いします

大変恐れ入りますが本学会では座長の先生方にも参加登録および参加費のお支払いをお願いしております。

【10月31日（木）】までにご返信いただけますと幸いです。

またお受けいただける場合は抄録集掲載用の【ご所属・肩書】に誤りがないかご確認のほどお願いします。

ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

==

第100回イベント学会学術集会 運営事務局

Email:

Tel:

==

回答が無い場合

期日までに回答が無い場合には下記のようなケースがあります

• 正しく送信できていなかった
• メールが迷惑フォルダーに入っている
• メールは受信ボックスにあるが見逃している
• 回答を忘れている

必要に応じて催促のご連絡が必要ですが、あくまで座長をお願いする立場なので丁寧に確認する意識が大切です。

また再度メールを送信しても受信されない可能性もあります。必要に応じて電話で連絡することを検討してください。

会期後のお礼メールの例文をご紹介します。

会期後おそらく疲労が残る中かとは存じますが、遅くとも3日以内にはご連絡をするようにしてください。

お礼メールの構成

1. 宛名（依頼先の方の所属や氏名）
2. 一般的な挨拶（例: 平素よりお世話になっております。）
3. 自己紹介（自身が何者であるかを名乗る）
4. 定型の御礼やご報告
5. （可能であれば個人的なエピソード）
6. 結びの言葉
7. 署名

メール例文

件名: 【第100回イベント開催学会学術集会】座長の御礼

本文:

◯◯大学 ◯◯科

◯◯ ◯◯ 先生

平素よりお世話になっております。

第100回イベント開催学会学術集会事務局の◯◯ ◯◯です。

この度は12月27日（金）~29日（日）に開催されました「第100回イベント開催学会学術集会」で座長の労をお取りいただき誠にありがとうございました。

先生をはじめ皆様のご協力のもと、参加登録数は1,000名を超え、参加者の先生方からも「盛り上がっていた」と好意的なご感想もいただきました。

[個人的なエピソードがあれば]当日先生にはおよそ1年ぶりにお目に掛かりましたがお元気そうで何よりでした。

今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いします。

==

第100回イベント学会学術集会 運営事務局

Email:

Tel:

==

本文では採択や座長の依頼メール・お礼メールの例文をご紹介しました。

ただし1回目のご連絡やフリーメールなどでは迷惑メールフォルダーに振り分けられたり、誤ったメールアドレスであったりすることもあり注意が必要です。

そんな時には学会に必要なシステムがワンストップで利用できるConvention Connectがおすすめです。

• メッセージ送信
• 参加登録・クレジット決済・銀行振込
• 演題登録
• ホームページ作成
• 領収書発行
• 参加証発行
• ライブ配信
• オンデマンド配信

など様々な機能が搭載されており、メッセージ機能ではWEB上でメッセージのやり取りが可能です。

Convention Connectでは参加登録や演題登録を行う際のユーザー登録フローで必ずメールアドレスが確認されるので誤入力のまま登録されることはありません。

ホームページ作成機能は無料で利用できるので試して損はありません。

ぜひ内容を確認してみてください。

Convention Connect（コンベンションコネクト）