【2024年最新版】学会発表で使えるタイマーのおすすめ
学会発表の進行管理で大事にしたいポイント5つ
誰がタイムキーパーをする？
セッションの進行に関しては座長の権限で進めることが多いです。
タイマーの操作に関しては会場内に進行管理役の方をつけられる場合はその方が操作するか座長が操作するようなケースもあるようです。
発表・質疑応答の時間を事前、当日に共有する
発表者、座長、シンポジスト等登壇予定の方には事前に必ず発表時間を知らせてください。
ホームページに「座長へのご案内」「発表者へのご案内」などとして掲載しておくと、インターネットさえあればどこからでもアクセスできるので便利です。
その際には「会場内では5分間のカウントダウン表示があります。4分経過時に黄色のライトが点灯、5分経過後質疑応答中は赤色のライトでカウントアップで表示されます」などライトの色なども運営者側で決めておくと当日の混乱が少なく済みます。
また当日会場内でも念の為確認しておくのが良いでしょう。進行管理者の場合は座長へ各発表の持ち時間の再確認をしてください。
座長の場合はプログラムの冒頭に「各演題の持ち時間は発表5分、質疑応答2分です。」とあらかじめ言っておくと良いでしょう。
その他学会の座長のセリフや役割などをまとめた記事がこちらです。国際学会での座長のセリフはこちらの記事にまとめていますのでよろしければご参考にどうぞ。
発表中は音や視覚で知らせる
発表中はタイマー等を用いて発表者に知らせるのが親切です。発表者は緊張や発表内容に集中していることから時間管理が難しいこともあります。
座長や進行管理役の方など発表者以外の方が音や視覚で時間を発表者に時間を知らせてあげてください。
会場内は発表スライドがよく見えるように暗くしていることが多いので緑や黄色、赤のライトでわかりやすく、また必要に応じてベル（チーンという音が鳴るもの）を使用してください。
あらかじめ設定しておく
詳細は後述しますが、ご利用になるタイマーによってはあらかじめURLに設定を含ませることができるものもあります。
大会や研究会の運営者側で設定したものをあらかじめ座長や進行管理者に渡しておけば発表時間や質疑応答時間で間違いがありません。
時間がオーバーした場合の対応
学会の発表においては発表が時間をオーバーした場合でも強制的に終了させるようなことは一般的にはありません。
多少の発表時間のオーバーであれば座長によって質疑応答時間やプログラム後の休憩時間、その他ディスカッションの時間などで調整されることが理想です。
大会の運営者でプログラムや日程表を検討される方におかれましてはできる限りプログラム間に休憩時間などはとるようにすれば後ろのプログラムを時間通りに開始できるようになりますので検討してみてください。
7つもある？タイマーの種類をご紹介
学会で使用されるタイマーには以下のような種類があります。
ウェブ上のタイマー
ブラウザとインターネットがあれば利用できるタイマーです。各種無料でも使えるものがウェブ上に公開されています。
メリットとしてはブラウザ（ChromeやSafariなど）とインターネットがあればスマホでもパソコンでもタブレットでも気軽に導入できることです。またブラウザを配信ソフトに共有すれば現地・オンライン兼用として利用できるのも特徴です。
デメリットとしてはインターネット回線が必要なことです。
計時回線
会場内の演台・座長席・進行卓に置くタイマーのことです。それぞれの表示が連動しています。
発表時間やライトの色、ビープ音の有無などをいくつかの設定を機器内に保存できることもあります。
メリットとしてはインターネット等が不要で会場内だけで完結できることです。
デメリットとしては機器を借りる費用や設置撤去に費用がかかることです。
フリーソフト
ここでの「フリーソフト」はパソコンにダウンロードして利用するソフトとします。
メリットはダウンロードしていればインターネットがなくともそのパソコン内でのみ使用できる。
デメリットとしてソフトをダウンロードする性質上、ウイルス等マルウェア感染する可能性があることが挙げられます。
アプリ
iOSやAndroidのストアで配布されるアプリを活用することも可能です。iOSやAndroidの審査を通っている、レビューがあるものなので、フリーソフトと比較してウイルス等マルウェアに感染するリスクは一般的には低くなります。
メリットはアプリなので一定の信頼性があること、デメリットとしては会場内で利用にあたって表示サイズが小さいこと、またアプリのダウンロードが必要であることです。
Zoom等、配信ソフト内の機能
オンライン配信のみの場合は配信ソフト内の拡張機能としてのタイマーをご検討ください。
メリットとしては配信ソフト内にシームレスに導入できることです。デメリットとしては現地に連動させるのが難しいことです。
置き時計
現地のみ開催の場合の一番手軽な方法です。学会規模や方向性によっては小さな置き時計をタイマー代わりに設置することもあります。
メリットは手軽に費用を抑えた運用ができること、デメリットは時計なので時間は確認できるがタイマーとしての機能は不十分であること、またオンラインへの連動が難しいことです。
ストップウォッチ
ポスター発表ではタイマー代わりにストップウォッチを利用することがあります。
ポスター発表についてはこちらの記事でポスター発表の概要からポスターの作り方、印刷方法まで載っていますのでよろしければ参考にしてみてください。
タイマーを選ぶ上でのポイント
時間が自由に設定できる
学会や大会によって、またはプログラムによって発表時間や質疑応答時間は異なります。
タイマーは決まった時間だけでなく自由に設定できるものを採用してください。
カウントアップ・カウントダウンへの対応
発表者や座長によってはカウントアップやカウントダウン好みの違いがある場合も。
セッションによってカウントアップ・カウントダウン自由に設定できるとよりいいですね。
ベルが鳴らせるか
特にウェブ上で使用するタイマーの場合、ベルが鳴らせるかまた手動のベルがあるかを確認してください。
ベルは聴衆の気も引いてしまうのでベルを鳴らすかどうかはイベントの性質や好みによるのでオン、オフどちらにも設定できると良いでしょう。
タイマーは基本的には時間で自動で鳴らしますが発表開始時に押し忘れてしまうこともあります。
その際手動でベルが鳴らせるようになっていると便利です。
タイマー警告灯（ライト）への対応
ベルの音が場合によっては発表者に聞こえないこともあります。
そのような場合には警告灯（ライト）が視覚的に時間を発表者へ伝えてくれます。
よくあるパターンとしては通常は緑色、時間が迫っていると黄色、時間がオーバーしている際は赤色に設定することがあります。
このライトもセッションによって自由に設定できるといいですね。
具体的なおすすめ5選
学会での発表に使えるタイマーをいくつかご紹介します。
フリーソフトの安全性は随時確認するのが難しいのです。中には個人での公開されているタイマーもあるのでご自身の判断でご利用ください。
Academic Timer
一番のおすすめが学会・研究会向けのツールを開発しているConvention Cloud社が無料でウェブ上で公開しているツール群の一つのタイマーです。
前述のポイント5選は押さえられており、ブラウザとインターネットがあれば利用でき、オンライン会議でも画面共有して利用可能です。
クセのないシンプルな画面で警告灯やベル、その回数など柔軟に設定できるのが特徴で広告も無しで利用できます。
キーボードのスペースでスタート、ストップの操作も。
一度設定すればURLに設定内容が保存されるので、共有して各会場で同じ設定を利用できます。
URL: https://connect.c-cloud.co.jp/tools/timer
Zoom Timerアプリ
オンライン開催のみかつ、Zoomで配信を使用する場合は前述のAcademic Timerを画面共有して利用するかもしくはZoomの純正タイマーを検討してみてください。
※Zoom社HPより
Zoomのマーケットプレイスで「タイマー」と検索してインストールします。
メリットはZoom上の配信では表示が最適化されていることです。デメリットは現地のタイマーとの連動です。
Webexでは「共有タイマーアプリ」
Zoomの場合と同様にWebexでオンライン配信を行う場合には純正のタイマーアプリをインストールして利用することが可能です。
詳細利用手順はこちらからご確認ください。
メリットはZoomの場合と同様でWebex上の配信では表示が最適化されていることです。デメリットは現地のタイマーとの連動です。
学会の現地開催、オンライン配信に対応したシステムは？
この記事では現地開催、オンライン開催のタイマーをご紹介しました。
現地開催やオンライン開催のイベント運営側の方におすすめなシステムがConvention Connectです。
参加登録、演題登録やZoomを活用したライブ配信やオンデマンド配信が可能です。
無料で利用できる大会用ホームページ作成機能もあるので確認しておいて損はありません。
Convention Connect
(コンベンションコネクト)
Convention Connect会議ディレクターです。数多くの学会運営準備、オンライン配信支援、ホームページ作成など実務の経験から学会開催に関するお役立ち情報を発信しています。
新着記事はSNSでお知らせしますのでフォローをお願いします