学会や研究会などの年次集会や大会においてホームページ（ウェブサイト）制作は必須とも言えます。

また新型コロナウイルスの流行でイベントのオンライン配信（ライブ配信やオンデマンド配信）が一般的になりました。

参加者からは引き続きオンライン配信も期待されている中でホームページの構築は以前より複雑さを増しています。

運営からの情報発信ページとして

新型コロナ前からも普遍的に必要とされている役割です。

参加登録、各種締切、会場へのご案内など情報のホームページが情報の発信元として機能します。

ホームページは参加者がインターネットと閲覧端末さえ持っていればその他に条件はいらず誰でもアクセスできるので情報発信元としては最適です。

＋αの機能（電子領収書やオンライン配信）

参加登録、演題登録、オンライン配信などそれぞれを別々に発注すると経費が嵩みます。

また参加者も複数サイトを行き来することになり利便性が下がり、運営者としてもデータを手作業で扱うためどうしてもミスが発生しやすくなります。

ホームページに加え一体化を検討したい機能は以下のようなものがあります。

• 参加登録
• 演題登録
• 査読
• ライブ配信
• オンデマンド配信（動画配信）
• ウェブ展示
• 電子領収書（インボイス対応）
• 電子参加証

外部サイトと連携すると費用が嵩むことや参加者からの問い合わせも増えることから、運営者・参加者双方にとっての負担となります。

検索からの流入？

学会・研究会に参加したい方はあらかじめ目的があり参加する多いと思われるので、ネットサーフィンをしている方がふらっと参加登録するようなことはあまり考えられません。

流入数が多い（＝盛り上がっている）ことに越したことはありませんが、一般的には流入を増やすことを重視し過ぎる必要はありません。

最低限、指名検索（具体的なイベント名での検索）された際に辿り着けるように親団体からのリンク等を設定しましょう。

一般的に大会用のホームページでは以下のようなページが作られることが多いです。

• トップページ
• 大会長ご挨拶
• 開催概要
• 参加者へのご案内
• 参加登録要項
• 演題登録要項
• 発表者/座長へのご案内
• プログラム
• 各種配信（ライブ/オンデマンド配信）ページ
• ポスター/チラシ設置
• 交通/宿泊のご案内

以下のパートではそれぞれのページの内容を解説します。

トップページ

大会の顔となるページです。

デザインをチラシ・ポスターと共通の色味や画像を使用してデザインすることが多いです。

一番参加者の目に触れるページなのでこのページに各種お知らせ欄を設けることも多いです。

お知らせ欄には、例えば「事前参加登録開始のお知らせ」「演題登録期間延長のお知らせ」など締切や募集などのお知らせも掲載します。

会長挨拶

大会長や代表者から閲覧者へのご挨拶を掲載するページです。

自己紹介から大会への思いや見どころ紹介、当日への意気込みなどを含めます。

開催概要

開催概要のページには例えば下記のような項目を記載します。

• 正式名称（例: 第100回○○学会学術集会）
• 会期
• 会場
• 大会テーマ
• 大会長の氏名/所属（主催校）
• 運営事務局/連絡先
• 協賛/後援

このような項目はトップページの画像にも含めると良いですが、SEO的にもテキストのデータとして改めて記載しておくのがおすすめです。

参加者へのご案内

参加者への各種ご案内を記載します。

開催形態から参加登録方法、演題登録についてなど包括的に記載します。

参加登録要項

参加登録にあたっての注意事項やキャンセルポリシーなどを記載します。

外部サイトで登録を行う場合そのサイトのURLも含めるようにします。

演題登録要項

演題登録に関する情報を記載します。

演題募集期間やジャンル、提出資料、登録後のフローなどこのページの案内を見て演題登録を完了できるように記載します。

発表者/座長へのご案内

発表者への当日機材、発表の持ち時間や利用できるプレゼンソフトなどを記載します。

また座長へ受付の有無や依頼すべき事項なども合わせて記載することもあります。

プログラム

主な企画プログラムなどの概要（テーマや登壇者など）を記載するページです。

日程表もこのページで確認できるようにする場合が多いです。

発表の数量によりますが公募演題を全てページに記載する例は少ないようです。

各種配信ページ（ライブ・オンデマンド）

ライブ配信やオンデマンド配信を行う場合にはその案内が必要になります。

外部サイトの場合そのサイトのURLや視聴方法もこのページに記載します。

ポスター/チラシの設置

関連学会や次回大会からの依頼でポスターやチラシの設置の依頼を受けることもよくあります。

全て設置することが叶わない場合がありますので前もって申込を設けることがあります。

また広報物の郵送先や張り紙が必要な場合はこのページに合わせてご案内を掲載します。

交通/宿泊のご案内

会場への交通や宿泊を斡旋する場合は交通や宿泊のご案内を掲載することもあります。

制作方法は大きく分けて以下の3通りあります。

1. 外部に制作を委託する
2. 自分で一から制作する
3. WordPressやGoogleサイトなどを利用する

以下のパートでそれぞれの特徴を見ていきます。

外部に制作を委託する

外部の制作会社や運営会社に依頼するパターンです。

専門家に依頼できるので担当者の負担は少なくなります。

一方、外部へ委託するので費用が3つの中で一番高くなる（数十万円~）ことが普通です。

また複数の関係者がホームページ制作に関わりますので、緊急時の更新速度などフットワークは比較的重くなる傾向にあります。

自分で制作する

大会の運営準備担当者が一から制作するパターンです。

一般的には自ら作成するので見た目上は一番費用が抑えられます、また一から制作するので理論的にはできることは無限大です。

一方、担当者が専門家でない限り勉強して制作しないといけない場面がほとんどなので潜在的なコストが大きくなります。

一般的には学会のホームページ担当者となる方も本業があることが多いのでどこまで労力を注ぎ込めるか担当者次第になるのでリスクが高くなります。

またセキュリティーや複雑な機能を実装する際のハードルが高くなるので注意が必要です。結果的にウェブサイト上でできることの幅を狭める結果にもなり得るのであまりおすすめはできません。

WordPressやGoogleサイトなどを利用する

WordPress、Googleサイト、Convention Connect（コンベンションコネクト）などを利用して、テンプレートからホームページを制作します。

WordPressは世界で一番シェアが大きく情報は一番多いです。またオープンソースのソフトウェアなのでWordPress自体の利用は無料です。

一方、WordPressはシェアが一番大きいのでサイバー攻撃のターゲットにもなりやすい傾向にあります。複雑な機能を作り込むためには情報収集、知識が必要になります。

またWordPress単体ではホームページを公開することはできません。ドメインやサーバーの設定が必要でそのための費用はかかります。

Googleサイトはウェブ上で設定できるソフトウェアです。できることに限りはありますが一定以上のデザインのサイトが無料ですぐに公開できるのがメリットです。

この種のホームページ制作方法でおすすめなのがConvention Connectです。

サーバーの設定やドメインの取得も不要で無料でホームページがすぐに公開できます。

学会・研究会の大会専用のサービスなので一般的に必要になるページテンプレートが揃っています。

オンライン配信・参加登録・演題登録などオールインワンでそれぞれの機能が連携できるようになっています。

メリット・デメリットを比較した記事はこちらをご参照ください。

費用

まずホームページにどこまで費用がかけられるか大会ごとの予算を確認するようにしてください。

一方お金をかけたからといって期待する成果物が得られるとは限りません。

費用対効果を検証するのがおすすめです。

デザイン性・機能性のバランス

大会長や担当者のデザイン面での好みをサイトに反映することは重要です。

一方、デザインに凝りすぎたりアニメーションなど動きを付け過ぎると閲覧者からは使いづらいサイトになることも。

デザイン面と使いやすさのバランスを意識するようにしてください。

参加者の利便性

費用やデザイン性の好みだけではなく参加者側の利便性も考慮する必要があります。

例えば検索エンジンに表示されるのか、必要な機能がワンストップで揃っているかなどです。

ホームページとは別サイトで参加登録、ライブ配信・オンデマンド配信を行い、一人の参加者に対してIDやパスワードが複数必要になることは避けてください。

複数IDを参加者へ知らせるためにメールで配信したとしてもメール自体が迷惑メールフォルダーに振り分けられ問い合わせが殺到することもあります。

可能であれば必要な機能を一つのサイトで完結できるようにすることがおすすめです。

大会ホームページの制作にあたっては以下の項目は必ず押さえるようにしてください。

1. モバイル対応
2. SSL対応（https://....）

以下のパートでそれぞれ解説します。

モバイル対応（レスポンシブ表示）

スマホがなかった時代では、パソコンのブラウザで問題なく表示されると十分でしたが現在モバイル対応は必須と言えます。

モバイル対応が適切にされているかは検索結果にも関わってきます。

ホームページ作成の依頼先を決定する前には必ずパソコンとスマホ両方で問題なく表示されるかを確認してください。

SSL対応（https://....）

SSLは、Webサイトとブラウザ間で送信されるデータを暗号化することによりインターネットの接続を保護する技術のことです。

2018年にはGoogleの検索結果では常時SSL化されていない「http」サイトに警告を表示するようになりました。

現在ではSSL対応は必須と言えます。

その他、必須とは言えないまでも押さえておきたいポイントをご紹介します。

• ページ表示速度
• 多言語対応
• 画像の最適化

ページの表示速度

学会の大会の特性上、大会のサイトは極端に軽量でなくとも問題ないはずです。

例えばおすすめのシャンプーを探している方とは違い、大会サイトの閲覧者は基本的にはそこでしか得られない大会情報を探しているので、たとえ表示までに数秒かかったとしても大きな問題ではないはずです。

一方、極端な例にするとページの表示に10秒以上かかるなどの場合はユーザビリティーに問題があり改善が必要です。

多言語対応

国際会議などではあると便利な機能です。ボタンで日本語と英語などを切り替えユーザビリティーの向上に繋がります。

画像の最適化

ブラウザに表示される画像には見た目上のサイズとは別に元データのサイズがあります。

この元データのサイズが表示サイズに対して大き過ぎると不必要に表示スピードが遅くなります。

またMacのretinaディスプレイでは綺麗に表示するには2倍の大きさの画像が必要になったり対応は少し複雑です。

後述するサイトのように自動的に最適化できるサイトを利用するのもおすすめです。

結論、既存のドメインが利用できるのであれば活用すべきです。

ドメインとはウェブ上の住所のようなものです。（当サイトではc-cloud.co.jpがドメインです。）

新規にドメインを取得する費用は年間数百円〜数千円で大きな費用負担ではありません。

取得費用が安いとオリジナルのドメインを取得したくなりますが、大会ごとにドメインを取得するのはあまりおすすめできません。

ドメインが検索結果に載るかどうかはドメインがどれだけどのように使われているかにも関わっています。

取得した直後のドメインでは検索結果に表示されないこともあります。

やむを得ない場合を除いては、既に学会本体で運用しているドメイン等を利用するかホームページ作成サービスで割り当てられるURLを利用するのがおすすめです。

結論、学会・研究会の大会ホームページを作成するのにおすすめのサービスはConvention Connect（コンベンションコネクト）です。

学会・研究会専用のサービスで無料で各種ページのテンプレートからイベントサイトを公開することができ、この記事で挙げたポイントも押さえられています。

またホームページ以外にも学会運営に必要な以下のような機能がワンストップで提供されています。

1. 参加登録（クレジット決済・銀行振込）
2. 演題登録
3. 査読
4. ライブ配信
5. オンデマンド配信
6. 電子参加証
7. 電子領収書
8. WEB展示
9. メッセージ配信機能

必要な機能がスタンバイしている状態で準備をすすめると安心です。

Convention Connectでは無料でホームページを作ることができるので試して損はありません。一度サービスを確認してみてください。

Convention Connect | 学会・研究会専用のオールインワンシステム