学会の参加登録費・会費には消費税がかかる？インボイス制度対応まで解説
目次
会員の年会費には消費税がかからない？
一般的に年会費や会費に消費税はかかりません。学会の業務運営に必要な通常会費については、一般的には対価関係がありませんので消費税の対象外として処理されます。
会員側として年会費・会費を支払った場合は、消費税は、「対象外」や「不課税」として経理処理します。
年会費・会費を受領した学会も、消費税がかからないので会費の収入については、消費税の申告は不要です。
年会費・会費でも消費税がかかる場合とは？
年会費・会費に消費税がかからないのは、その対価関係が明確でないためです。 対価性のある会費は消費税の対象として課税されます。
例えば飲食が目的の「懇親会」、「研修会参加費」など使途が明確なものであれば会費という名称であっても消費税は課税されます。
学術集会・学術大会の参加費は？
では学術集会・学術大会の参加費はどうでしょうか？
国税庁によると（2024年5月更新）
国税庁は納税者からの照会があった内容で特に役立つ質疑応答を公開しています。
特にその中で「定例総会等の費用を賄うために徴収する特別参加費（国税庁サイト）」が学術集会・学術大会の参加費に近い内容で公開されています。
「団体、組合等が、自己の組織的活動の一環として催す総会又はブロック大会に際して、その費用を参加者に負担させているものであり、明白な対価関係があるとは認められないことから、不課税として取り扱います」
出展: 国税庁サイト
とあります。
よって会員からの参加費は例え懇親会が同時に開催されたとしても不課税として取り扱うということで問題ないようです。
裏を返せば会員以外=非会員の参加費は課税対象ということになりそうです。
会員は不課税？
親団体の会員の参加費は不課税と見なされる可能性もあります。
一方、学術集会、学術大会の参加費はイベントの参加費として対価性があるとみなして課税対象としている学会もあります。
非会員の参加費は？
非会員の参加費は消費税の課税対象としている学会が多いです。
懇親会費は？
懇親会費を別途徴収する場合は飲食を目的として対価関係が明確なので基本的には消費税の課税対象とされる可能性が高いです。
一方、前述の通り親団体の会員が定例会の参加費として支払いを行う場合には、その参加費の一部が懇親会費に使用されたとしても不課税として扱うことが可能なようです。
その他
抄録集の購入費、研修会参加費、託児費用などは消費税の課税対象とされる可能性が高いです。
担当者になった場合の課税・免税の確認方法
学術集会・学術大会の担当者に指名された場合でも、普段の業務で消費税に深く関わっていない方は何からすべきかよくわからない方も多いのではないでしょうか。
そのような方のために確認チャートを作成しました。
まずは学会事務局へ確認
まず一番簡単なステップとしては学会本体の事務局の担当者へ下記の内容を確認しましょう。
- 学会が適格請求書発行事業者にあたるのか
- 1. がわからない場合「課税事業者（課税売上高が1,000万円を超える、もしくは課税事業者届をしている）」か「免税事業者（課税事業者以外）」か
仮に課税事業者である場合、追加で下記の点を確認する必要があります。
- 過去大会における参加登録費の消費税課税の有無、不課税の判断（会員、非会員、懇親会費、抄録集など項目ごと）
- 適格請求書発行事業者登録番号（Tから始まる13桁の半角数字）
- 請求書発行者の正式名称
学会の担当者がわからない、誰もわからない場合
担当者がわからない場合など下記のように判断することが可能です。
課税期間（個人事業者は暦年、法人は事業年度）の基準期間（個人事業者は前々年、法人は前々事業年度）における課税売上高が1,000万円を超える事業者に対しては、消費税の納税義務がありますので課税事業者となります。
ただし課税売上高が1,000万円以下の場合でも課税事業者として登録することは可能なのでご注意ください。
具体的な適格請求書の発行方法
さてこれまでのセクションで課税事業者か免税事業者か判断をしていただきました。では実際の請求書・領収書の発行はどのように行うのでしょうか。
免税事業者の場合
免税事業者の場合は消費税について考えることが少なく済みます。請求書、領収書を発行する際は消費税の記載をしないということで問題ありません。一方免税事業者であっても消費税として請求書に計上すること自体は違法ではありません。
ただし、支払者の仕入額控除に算入することができないので注意が必要です。
また実務上は免税事業者で消費税が支払者の経理担当から問い合わせが来ることも考えられますので「免税事業者」である旨を確認できるようにしておくことがおすすめです。
適格請求書は「請求書」でなくても良い？
さて課税事業者の場合、適格請求書を発行する必要があります。学術集会・学術大会の場合、請求書は参加登録フローに馴染まないことも多いですがどうすべきでしょうか。
結論「請求書」でなく「領収書」でも問題ありません。
例えば学術集会・学術大会において参加登録をクレジット決済で受け付ける場合、決済後に適格請求書の要件を満たした領収書を発行すれば、「領収書」となっていても仕入額控除に使用することは可能です。
電子領収書を発行する場合には無料でブラウザ上で領収書を発行することができる「領収書Box」がおすすめです。
参加証に付属している領収書でもOK？
学会の大会や学術集会においては領収書は参加証に付属している場合も多いですが参加証と一体化しているものでも大丈夫なのでしょうか？
（参加証の作り方についてはこちらの記事をご参照ください）
結論としては下記の適格請求書の要件を満たしていれば問題ありません。
しかし事前にブランクの参加証を印刷しておく、かつ複数の金額がある場合には特に「4.税率ごとに区分して合計した対価の額及び適用税率」と「5. 税率ごとに区分した消費税額」の要件を満たすことができるか注意が必要です。
適格請求書の要件
適格請求書として仕入額控除が可能になるための要件は以下の通りです。
- 適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号
- 取引年月日
- 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
- 税率ごとに区分して合計した対価の額及び適用税率
- 税率ごとに区分した消費税額等
- 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称
手作業で発行するのは大変？
適格請求書は上記の要件を満たせば手作業で発行しても問題ありません。
しかしながら学会の実務を考えると、実際手作業で発行するのはあまりおすすめできません。
手作業ではヒューマンエラーが起きることや、担当者の日中は本業がある場合も多く手間がかかることから学会の請求書の発行業務はシステムがおすすめです。
また免税事業者か課税事業者かを問わず請求書、領収書は会員や参加登録者の経費処理の関係から遅滞なく行うことが必要です。
例えば参加登録終了後に一斉に請求書、領収書を発行することも思いつくかもしれませんが、支払者側の締めや決算の都合があるためリアルタイムで発行することが理想です。
システムでリアルタイムに適格請求書を発行するためには
ではシステムを検討したいですが、どのような要件が必要でしょうか。
下記のような点を確認してください。
- インボイス制度に対応しているか
- 適格請求書が発行されるタイミング（決済後すぐに発行されるか）
- 請求書も発行可能か（支払い者の経理によっては請求書が必要な場合も）
- 適格請求書の宛名が自由に変更できるか
- 免税事業者の場合、免税事業者でも利用可能か
発表者・登壇者・座長は参加登録が必要？
また学術集会、学術大会で役割（座長や講師など）の参加者の中には自分が参加登録費を払って参加登録を行う必要があるかわからない方もいらっしゃるかと思います。
発表者・座長・その他発表者はそれぞれ参加登録が必要なのでしょうか？
結論一般的な統一のルールは存在しませんので学会の案内に従うようにしましょう。
こんな方は参加登録が必要？
よくあるケースとしては親団体の「会員」の場合は座長などの役割があっても参加登録が必要なケースも多いです。なぜかというと参加登録はイベントの開催を支える側面があるので、会員まで免除にすることは収支の面でも難しい場合があるからです。
また外部の講師、講演者を招き登壇を依頼する場合は謝金などを用意する場合が多いですが会員の場合対象にならないことも多いです。
ただしイベントの予算に余裕がある場合は記念品を製作してお渡しするなどイベントとして会員であっても登壇者に感謝を伝える工夫が必要かもしれません。
こんな場合参加登録が必要のないケースも？
まず、前述の通りイベントのゲストとして招かれる立場の場合、参加登録は不要となる場合が多いです。ゲストなのに手間や費用が必要な参加登録を必要とするのは少し違和感があるかと思います。
また名誉会員（名称は問わず）など、今までイベントや親団体となる学会に対して貢献度が大きい方は招待扱いとなるケースも存在します。これはそれぞれの団体やイベントの慣例による部分も大きいのでどのような運用をされているか確認するようにしましょう。
消費税の免税・課税を問わず利用できるシステムは？
インボイス制度にも対応した参加登録、請求書、領収書が自動で発行できるシステムのおすすめは「Convention Connect（コンベンションコネクト）」です。
これまでの記事で解説した通り、参加登録についてはそれぞれの参加登録費の性質により課税対象か非課税対象か分ける必要があり複雑になりがちです。
「Convention Connect（コンベンションコネクト）」の参加登録機能の一つに請求書・領収書の電子発行機能があります。
登録番号の記載や税率ごとの合計など適格請求書の要件を満たした請求書・領収書の自動発行が可能です。
また無料の範囲で利用できるホームページ作成機能もついているので必要なシステムをワンストップで解決します。
お気軽にお問合せください。
Convention Connect
(コンベンションコネクト)
Convention Connect会議ディレクターです。数多くの学会運営準備、オンライン配信支援、ホームページ作成など実務の経験から学会開催に関するお役立ち情報を発信しています。
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