学会の主催校、大会長に選出された際にまず取り組むべきなのが以下のような項目です。

会場の確保

日程が決まっている場合、まずは会場の確保を急ぎましょう。

大規模な学会の場合は数年前から予約が可能なこともあります。

会場の規模、アクセス、ネットワーク環境、費用などを検討し可能な限り早い段階で会場を抑えるようにしましょう。

別の記事で会場選びについてまとめていますのでこちらの記事もどうぞ。

> ハイブリッド開催を見据えた会場選びのコツ

宿泊の確保

宿泊場所を確保しておくことをおすすめします。

・招待者用

・学会の一般参加者への斡旋

・スタッフ用

などで必要な場合があります。

会場の周辺やその他の大型イベントの有無によりますが、会期が近くなると十分な数の部屋が確保できないこともありますのでご注意ください。

確保するためには、旅行代理店へ依頼する、宿泊施設担当者へ直接依頼するなどが考えられます。一般の参加者への斡旋や招待者の調整事などをまとめて担当してもらえるので旅行代理店への依頼がおすすめです。

自治体の支援機関と連携をとる

各自治体には「観光局」や「観光ビューロー」などと呼ばれるコンベンションの支援機関が存在しているエリアも多くあります。早い段階で連携を取ることをお勧めします。

理由の一つにはそういった支援機関にはまだ公になっていないような他の大型イベントの情報も集まりやすいという点が挙げられます。大型イベント同士がバッティングすると混乱が起きることもあります。この時期であればまだ日程見直しできるチャンスがあるかもしれません。是非確認しておきましょう。

またイベントの規模内容によっては一定の補助や支援業務がある場合もあります。そういったメニューが無いかは事前に確認しておきましょう。

その他、地元のネットワークから、現状付き合いの無い会社を紹介してもらえる場合もあろうかと思います。

詳細は各機関の事業内容を確認されることをおすすめします。

大会組織委員会

組織委員会制とするかどうかは学会の性質、主催者の状況にもよります。

主催者にとっては本業がありつつ準備を進めることになりますので、理想的には各業務ごとに担当を割り振って準備を進めるのが良いでしょう。

組織委員会制とする場合には早い段階で担当を割り振るようにしましょう。

運営代行会社への委託の決定

各種学会の事務局業務を運営代行する会社があります。こういった会社に入ってもらうことができれば準備業務の負担軽減につながります。学会の規模によっては外部の力を借りることが必須となる会があります。

しかしながら費用も必要なことから委託の有無は予算との相談になります。固定でかかる費用もでてきますので慎重に検討しましょう。

この時期に特に意識すべきことは広報です。

一年に一度開催される学会では前回大会が開催される時期です。

この時期までにチラシ・ポスター印刷、ホームページ制作を完了しておくと前回大会開催時に広報活動もできて良いでしょう。

ホームページに関しては全てのページが完成されている必要はありませんが、「開催概要」「大会長挨拶」「参加者へのご案内」などのページで趣旨、日程、会場、演題募集期間などをお知らせできると良いでしょう。

また協賛のための趣意書も必要に応じて作成、依頼を開始するようにしましょう。

またコロナ禍においては時期によっては機材、当日の技術者の人員不足が起こることもあります。余裕を持って準備を進めるために必要な機材や技術者の手配を早めに進めるようにしましょう。

特に春秋は業界でも繁忙期にあたりコロナ禍で人員不足も顕著ので早めに確保することをおすすめします。

この時期には下記のような準備を進めるようにしましょう。

・参加登録、演題登録システム準備

・配信構成（ライブ、事後動画配信）など決定

・招待状発送

・公募以外のプログラム企画・依頼

会期まで半年を切るとさらに忙しくなってくるのでこの時期に完了できることはやっていまいましょう。

この時期には下記のような準備業務が考えられます。

・事前参加登録開始

> 各種決済手段のメリット・デメリットの解説

・公募演題登録開始

演題登録開始後はしっかりお知らせするようにしましょう。

・予算書の見直し

協賛や参加登録状況により収支の見直しを随時行なってください。

この時期は運営準備業務の忙しさがピークに達することが多いです。本業にも少し余裕をもたすような工夫があればよりスムーズな準備ができるかもしれません。この時期の準備業務は下記のようなものがあります。

・演題募集締め切り、採否通知

・抄録集/要旨集制作、校正、発送

一番の作業量を占めるのがこの業務です。分担して制作を進めることがおすすめです。

・サイン関係計画

第一会場の吊り看板、懸垂幕、案内表示など取りまとめて発注しましょう。

・収支予算の見直し

収支の大方が固まりつつあるのがこの時期です。最終的な調整をこの時期に済ますようにしましょう。

・運営マニュアル作成

当日手伝ってくれるスタッフさんが戸惑わないようにできる限りマニュアル化しましょう。特に緊急時対応は借りている会場とどのように誘導を分担するかなどあらかじめ確認しておきましょう。

・宿泊、お弁当手配

確保しておいた宿泊の割り振りや不要の場合のリリース、スタッフ用のお弁当の準備を忘れないようにしましょう。

・誘導表示作成

必ずしも立派な看板でなくとも誘導の表示があれば助かることも多くあります。必要な場所に表示を出せるか確認しておきましょう。

・進行表、アナウンス原稿作成

会場でのアナウンスが必要な場合作成しましょう。特にステージ上の動きが多い会場では進行表もあると良いかもしれません。

・備品手配

当日は何かと備品が必要なことも多いです。

はさみ、ペン、付箋などをはじめとした文房具も忘れずに手配しておきましょう。

学会主催者側は会期終了後にも下記のような業務があります。

・事後の動画配信

ハイブリッド開催で事後に動画配信を行う場合は公開の準備が必要です。

・HP修正

表記を終了済みとわかりやすく変更しましょう。

・お礼状送付

関係者へのお礼状も忘れずに送るようにしましょう。

・会計処理

収支が確定するので、最終的な金額を確認しましょう。余ったり足りない分はどのように処理するか事前に学会に確認しておくと良いでしょう。

・引き継ぎ

余裕がある場合は次回大会へ向け引継ぎ書を作成すると感謝されることでしょう。

学会の準備をされている主催者へおすすめのサービスは「Convention Connect（コンベンションコネクト）」です。

• ホームページ作成
• 事前参加登録（各種決済）
• ライブ配信
• 事後動画配信

にも対応しており、システムの利用料を抑え柔軟に準備を進めることができます。

その他学会運営の経験から抄録作成や機材・スタッフ手配なども承っております。

お気軽にお問合せください。

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