会場の数には限りがあることから、予約を急ぐ必要があります。そもそも会場はどのような手順で予約をすべきなのでしょうか。一般的には以下のような手順になることが多いです。

1. 収支予算から会場にかけられる費用を検討
2. 候補となる会場をリストアップ
3. 仮予約
4. 仮予約できた会場の中から本予約

※仮予約の有無など会場によって事情は様々ですのでそれぞれの会場に確認することをおすすめします。

特に繁忙期は注意？

学会、研究会などの繁忙期は大きく分けて春と秋があります。

ご自身が担当される会が春と秋に予定されている場合は予約が埋まりやすいので可能な限り会場の予約を急ぎましょう。

予約開始時期

早ければ一年以上前から会場の予約が可能になります。

会場によっては借りる会場規模によって予約の受付開始日が異なる場合もあるので担当者になった場合は早めに予約の受付開始日だけは確認しましょう。

コロナ禍における会場のチェックポイント

会場を予約する際には以下のような点も確認すると良いでしょう。

• 必要な会場数が確保できるか（控室）
• 費用
• 参加者にとってのアクセス
• 周辺の宿泊施設
• 席数（コロナ禍での席数の制限などはあるか？一席飛ばしなどのルールの有無）
• 配信用のインターネット回線の有無
  
• いつから仮予約の期日となるか
  
• キャンセルポリシー
• 当日別会場の予約

特にライブ配信をお考えの場合、配信用のインターネット回線が無いと、開催形式の幅を狭めることになりますので必ず確認しましょう。

当日ライブ配信を行うにはインターネット回線が必要になります。

どのような回線が必要なのでしょうか？

以下のような点をあらかじめ確認しましょう。

• 会場ごとに個別のインターネット回線か？
• 参加者が使用する可能性があるか？
• 当日同時間の別催事の有無（会場間での共有回線の場合）
• 必要な会場数での配信実績（配信会場数によって安定性が変わることもあります。）

必要な帯域幅

当社でも推奨しているZoomを使った配信の場合、配信側はどの程度の帯域幅が必要なのでしょうか？

> Zoomシステム要件

それぞれの品質で必要な帯域幅が確保できていない場合、Zoom側によって画質が自動的に調整されることがあります。

共有する画面の画質が重要な性質がある会議では十分に注意しましょう。

参加者数分のアクセスに耐える必要がある？

例えばZoomではオンラインの視聴者が500名とすると回線は500倍必要なのでしょうか？

結論、画面共有、ビデオ共有を行う数によりますが、500倍必要ということはありません。家庭用の光回線でも十分配信が行えます。

同日同時刻の別会場にも注意？

会場によっては同日同時刻に別会場で配信があることもあります。

同じ回線を使用して、別会場で配信がある場合は配信が不安定になることもあります。

必ずあらかじめ確認しておきましょう。

ポータブルWiFiでも配信は可能？

では回線を独占して利用するためにはポータブルWiFiで配信すると安定するのでしょうか？

結論ポータブルWiFiでの配信はおすすめできません。

配信すること自体は可能ですが、固定の回線と比較して不安定な傾向があります。

WiFiの契約回線、設置場所によっては十分な通信が行えない場合があります。

事前にテストをして確かめたいところですが、当日参加者が多数集まると不安定になることもあります。

現実的にはポータブルWiFiを活用するにしてもあくまで予備にすることをおすすめします。

事後の動画配信はセーフティーネット？

ライブ配信では配信側、視聴者側のトラブルによってうまく配信できないこともあります。

参加費を徴収した上で視聴できないとトラブルのもとにも、、

そんな時におすすめなのが事後の動画配信です。

当日の様子を収録しておくと何らかの理由で視聴できなかった方にも視聴していただくことができます。

おすすめのツールは？

そこでおすすめなのが「Convention Connect（コンベンションコネクト）」です。

• HP制作
• 参加登録（Webクレジット決済・銀行振込）
• ライブ配信
  
• 動画配信
  

にも対応しており、学会・研究会専用のハイブリッド・オンライン開催システムなので難しい設定開発などは必要ありません。

その他学会運営の経験から抄録作成や機材・スタッフ手配なども承っております。

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