【チェックリストあり】出掛ける前に要確認！学会の持ち物リスト
目次
これだけは必ず確認して！必須の持ち物
- 学会参加証（名札）
- 財布 / クレジットカード
- 携帯電話 / スマートフォン
- プログラム集 / 抄録集
- 名刺
- 発表データ / 発表原稿 / ポスター ※発表者の場合
学会参加証（名札）自分で印刷する場合も
参加する大会によりますが、参加証が事前に郵送されていることもあります。
特に事前参加登録を行なっている学会の場合には事前に参加証が郵送されているか確認するようにしてください。
事前に郵送する場合は抄録集・プログラム集などに同封されていることもよくあります。
場合によっては他の郵便物に紛れ込んでいる可能性もあるので大会ホームページの参加者への案内を確認するようにしてください。
その他ホームページ上で自ら参加証を印刷しなければいけないこともありますのでご注意ください。
大会運営者に向けた参加証の印刷方法についてまとめた記事がこちら
財布・クレジットカード
言わずもがなですが、会期中にも飲食代や必要なものを購入しないといけない場面があります。
昨今、電子決済が発展していますが、会場内の自動販売機などは現金のみ使用可能な場合もあります。また参加費が現地支払いの場合はクレジットカードを利用できないことも多いです。現金、小銭を参加費＋αで準備しておくと便利でしょう。
携帯電話 / スマートフォン
発表者・座長の方は当日の運営側からの連絡を受けることもあるので電話は受けられるようにしておいてください。また会場では携帯電話、スマートフォンを触る機会も多いでの電池を消費しやすいです。予備バッテリーや電源ケーブルなども忘れないようにしましょう。
プログラム集 / 抄録集
前述の通り大会によりますがプログラム集・抄録集は事前に郵送されている場合もあります。当日忘れた場合は受付で販売されていることも多いですが、余計な費用になるので持参することを忘れないようにしてください。
名刺
現地開催の学会への参加意義は必ずしも知識を深めるということだけではなく、参加者同士の交流の場という側面もあります。
他の参加者の方と交流を深める大切な機会なので名刺がある方は多めに持参することをお勧めします。
発表データ / 発表原稿 / ポスター
発表者の方は発表用スライドや原稿、ポスター発表の場合はポスターを忘れないようにご注意ください。
発表スライドはUSBやパソコンなどで持参してください。大会ごとの案内に従ってください。またUSBには注意が必要でUSBが壊れた場合などのために別途スライドにはアクセスして置けるようにするのがお勧めです。現地では「データ受付」または「PC受付」が設置されている場合はそちらにデータを持参します。そのような受付が無い場合は会場に直接持参する可能性があります。
学会の発表スライド自体の作り方はこちらで解説しています
ポスター発表は印刷会社によってはポスターの貼り付けまで依頼できることもありますので心配な方は会場納品や貼付まで依頼することも検討されてはいかがでしょうか。
パソコンは必要？
では学会への出張にノートパソコンは必要でしょうか？
結論、発表する方には必須と言っても過言ではないと思います。
発表データや原稿を修正するつもりがない場合でも直前に頭の中で予行演習をしているとスライドの一部を修正したくなったり、原稿を変更したくなったりするものです。
また学会への参加中は必ずしもご自身の興味のある発表ばかりとは限りません。緊急の対応やメール返信など会場内でも仕事ができるようにするためにもパソコンは持ち物リストに入れておくのがお勧めです。
その他必要なもの（宿泊・移動グッズなど）
その他、学会への参加に限らず一般的に必要なものです。
発表でレーザーポインターを使用したい場合は会場にあらかじめ設置されているか確認してみてください。
特に会場内の室温は適温ではない可能性も大いにあります。季節によっては防寒具など調節できるようにしておくのがお勧めです。
- 移動中のアイマスク
- 歯磨きセット
- 整髪料
- スーツ/ネクタイ/ベルト
- 靴下/ストッキング
- ハンカチ
- ティッシュ
- 腕時計
- モバイルバッテリー
- 折り畳み傘
- 下着/肌着
- 観光用の普段着
- 身分証 / 健康保険証
- マスク
- 日焼け止め
- 薬
- 筆記用具
- ハサミ
- 髭剃り
- 爪切り
- シャンプー / リンス
- 電源コード
- イヤホン
- メモ用紙
- エコバッグ
- レーザーポインター
- 防寒具
- リップクリーム
学生の場合に必要なもの
学生で学会へ参加される方はどのような持ち物が必要でしょうか。
結論、学生の方だからといって特別なものは必要ありません。基本的には前述の持ち物を確認して準備してください。
強いて挙げるのであれば、学生の方は特に以下のような点を確認しておいてください。
- 名刺
- 学生証
名刺
学会は同分野、同業の方と情報交換をする良い機会です。学生特に学部生の方は名刺をまだ作られたことがない方も多いかと思いますが、学会への参加をきっかけに名刺を作成するのがお勧めです。
枚数としては100枚あれば十分かと思います。「名刺 印刷」で検索するとさまざまなサービスが出てきます。費用は数百円から名刺の印刷が可能です。
学生証
現地で参加登録を行う学会の場合、学生証の提示が必要なこともあります。よく学生区分の場合、一般の参加より割引されることもあるので念の為、学生証は持参をしておくと良いでしょう。
服装は？
また学生の方は学会へどのような服装で参加すべきか迷う方も多いと思います。
スーツを基本として学会ごとの雰囲気によってカジュアル度が異なります。よって迷う方はその学会に参加したことのある同僚や先輩、指導教官に相談してみるのもおすすめです。
カジュアルと言ってもオフィスカジュアル程度でTシャツにジーンズはNGであることが多いのでご注意ください。
学会参加の服装についてはこちらの記事でまとめているので確認してみてください。
女性の参加者の場合は？
では女性の場合はどうでしょうか。
- 会場の冷え対策
- 移動用の靴
会場内冷え対策
女性に限ったことではありませんが、会場内の空調対策が必要です。体の熱は筋肉で作られるので男性に比べて筋肉がつきにくい女性は冷えを感じやすい傾向にあります。
また学会会場内ではセッションごとに人が会場間で移動するのでなかなか空調を安定させるのが難しいこともあります。
寒いと感じる瞬間は秋冬に限らず、春夏でも空調が効き過ぎていることもしばしばあります。
よってご自身でも調整できる膝掛けや羽織れるものを準備しておくことがお勧めです。
移動用の靴
会場内でヒールのある靴を履く予定の方は、移動の際には歩きやすい運動靴を着用してください。
会場内しか歩かないと言えども会期中は会場間を動き回ったり立って聴講せざるを得ないこともあります。慣れていない靴の場合は靴擦れを起こすこともあるので気をつけてください。
海外への出張で必要なもの
海外の学会ではどちらかと言えば国内の学会よりカジュアルな服装の場合が多いです。
持ち物に関しては以下のようなものも追加で検討してください。
- 外貨用の財布
- ポータブルWi-Fi（または海外SIMカード）
- パスポート
- 飛行機のeチケット
- 変圧器
- コンセント変換プラグ
- 歯ブラシセット
- 寝間着
- シャンプー・ボディーソープ
- ビザ（ESTAなど）
- 大会主催者の連絡先
- ボディバッグ
- 耳栓 / アイマスク
- 英語で記載された名刺
外貨用の財布は日本円の硬貨と混ざると使いづらいのであると便利です。また現地通貨はチップなどに使う必要がある場合もありますので少しは準備するようにしてください。
特に海外のホテルではアメニティーがついていない場合も多く、シャンプー・ボディーソープ、歯ブラシセット、寝間着などはご自身で念の為持っておくと安心です。
またスマホで会場までの道案内や翻訳を使用できた方が良いので、空港等で現地用のSIMカードやポータブルWi-Fiをレンタルするのがおすすめです。
変圧器は100Vのみ対応している機器を持っていく場合にのみ必要です。スマホやパソコンは100Vでなくとも対応している場合が多いです。
日本語の名刺しかない場合は英文で記載された名刺もしくは日英併記の名刺を持参するようにしましょう。
また発表者を予定されている方は発表データはできる限り手荷物とするようにしてください。ロストバゲージや荷物を運ぶ際に手荒に扱われる可能性があるので注意が必要です。
国際会議や英語セッションでの発表者の英文例は別の記事でご確認ください。
英語で座長を予定されている方にはこちらの記事がお勧めです。
チェックリストはこちらから
※ご自由にご利用ください（再配布はご遠慮ください）
学会参加・発表時の服装は？
持ち物と同時に気になるのが参加時の服装です。
学会の参加のみの場合はオフィスカジュアル以上のフォーマルさ、発表がある場合には基本的にはスーツがおすすめです。
ただし場合によってはオフィスカジュアルやクールビズもOK、学会の雰囲気による部分も大きいです。
学生の方や女性の服装など詳細の解説はこちらの記事をご確認ください。
学会の大会ホームページを作成するには？
大会の運営者の方へのお知らせです。
「参加者案内」や「発表者へのご案内」をウェブ上に公開できるホームページ制作システムでおすすめが「Convention Connect（コンベンションコネクト）」です。
「Convention Connect（コンベンションコネクト）」は無料から使用できる学会・研究会・講演会専用のシステムで、準備期間不要ですぐにホームページ制作を始めることができます。
さらに学会・研究会・講演会に必要なその他の参加登録システムやライブ・オンデマンド配信も利用可能です。
お気軽にお問合せください。
Convention Connect
(コンベンションコネクト)
Convention Connect会議ディレクターです。数多くの学会運営準備、オンライン配信支援、ホームページ作成など実務の経験から学会開催に関するお役立ち情報を発信しています。
新着記事はSNSでお知らせしますのでフォローをお願いします